2011.02.17

デキるビジネスパーソンになろう~メールの送り方編~

 手軽なメールは、今や伝達手段の中で、重要な位置を占めています。便利な反面、送り方によっては、大変な失礼をしでかすことがありますよ。

絵文字、顔文字、ギャル文字は不可

 ビジネスメールで絵文字・顔文字・ギャル文字を使っていては、真面目に仕事に取り組んでいるように見えません。信用が下がります。これは、携帯メールでも同じです。

 

親しみを出そうと使う人もおられますが、逆効果です。ビジネスでは、親しみよりも、信頼が大切です。

件名は分かりやすく

 件名だけで、内容が分かるものがベストです。例えば、『○月○日、会議中止のお知らせ』など、短く、かつ分かりやすい件名をつけましょう。

 

件名に会社名を入れておくと、迷惑メールや他のメールと混ざりません。墨カッコ(【 】)でかこむと、社名が強調出来ますし、受け取り側も見やすくなります。

 

ビジネスメール例文

 あて先 → 挨拶 → 本文 → 締めの挨拶 → 署名
この流れで、ビジネスメールを作成します。

 

◆例文◆

 

株式会社△△ 営業部 木村一郎 様   (←あて先)

 

お世話になります。株式会社□□営業部の山田です。   (←挨拶)

 

先日のプレゼンの結果が出ましたので、お知らせいたします。  (←ここから本文)



それでは、今後ともお付き合いの程を宜しくお願い致します。  (←締めの挨拶)

 

======
株式会社□□ 営業部 山田太郎
東京都○○区○○○□□1-2-3
Tel:03-0000-0000  Fax:03-0000-0000
URL:http://www.www.www
e-mail:zzz-zz@xxx.xx.ne.jp
======

 

ビジネスメールの署名は、連絡先を明記するのが基本です。

 

35文字改行が読みやすい

 長文になっても、35文字で改行をすると、メールボックスにおさまり、読みやすくなります。ちょっとした気配りで、仕事の効率も、好感度も上がりますよ。

送る前に確認

 誤字脱字がないか、確認をします。メールは送ってしまうと、取り消しが出来ません。

 内容もよく確かめてから、送信ボタンを。

携帯電話へのメール

 携帯電話へのメールは、緊急の場合のみ使います。件名は同じく、分かりやすく短くが基本です。挨拶、署名は省略しても構いません。

 

 送る時間帯は、相手の始業一時間前から、終業一時間後までです。それ以外の時間帯で緊急を要するなら、メールではなく、電話をかけましょう。

メールを受け取ったら

 メールを受け取ったら、内容を確認の上、すぐに返信をするようにしましょう。返信の期日が書かれているなら、その期日までに。

 

 基本的には、受け取った当日か次の日までに出します。

さいごに

近年の若者は、メールだけですべてを済まそうとしがちなのだそうです。
重要な連絡は、メールだけではなく電話でもしておくことが肝要です。

一日に何通もやり取りするものなので、メールで悪い印象を与えないよう気をつけたいですね。
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