2013.03.08

知ってる分だけ得する仕事のジョーシキ!ビジネスメールを書くための7つのポイント


最近は、ビジネスシーンにおいてメールのやりとりが増えてきましたが、あなたは正しくビジネスメールを書けていますか?あなたのビジネスメールを簡潔に分かりやすくする7つのポイントをまとめました。ビジネスメールを書くときの参考にどうぞ.



重要な情報をメール本文の上にもってくる

メールを書くときの基本は「書き出し、本題、結び」としますが、メールを見るときは、たいていメール本文すべてを表示することはできません。なので、メールを開いたときに表示されたスペースに重要なこと、必要なことがすべて分かるようにしましょう。メール本文のはじめに項目ごとの重要なことを書いておき、詳細を本文の真ん中に書くなどして、読み手が短時間でメールの内容を把握できるようにしましょう。

効果的な件名をつける

効果的な件名をつけましょう。メールを開かなくても、何が書いてあるのか?重要なメールなのか?優先度が高い内容なのか?が判断できる件名をつけましょう。

「CC」と「BCC」を理解する

送信するメールの内容を他の人にも「知らせたい」「報告したい」場合は送信した相手と区別するために「CC」を使います。「BCC」に入力したメールアドレスは受信者には表示されないので、送ったことを相手に知られたくない時は「BCC」にメールアドレスを入力しましょう。(「CC」「BCC」を指定する場合は、メール内容が不用意に送信されてしまう恐れがあるので、注意して下さい。)

相手の名前をいれる

送信先の人の名前をいれましょう。企業に属している人ならば、「会社名」と「部署名」を書いてから名前を書きましょう。自分の知り合いや友人などの場合は親密度によって「○様」や「○さん」などを使い分けましょう。

自分の名前を名乗る

自分が誰なのか名乗りましょう。よくあるのが「○○様へ」と相手の名前はあるのに、自分が誰か名乗っていないため、「何処の誰から」のメールか分からず、メールの重要度や内容を把握しづらいケースです。

箇条書きをする

メールの文章は項目ごとに、箇条書きにしましょう。メールを送信する際にはたいてい複数の連絡事項があるものです。「□」「1,2,3…」「・」などの記号を使って、項目ごとに区切って書くと、読み手が理解しやすくなります。

署名をいれる

メールの終わりに、署名を入れましょう。ビジネスマンの方は、会社で署名付きのメールを使ったことがあると思いますが、学生(もしくは企業に属してない)の方はどうすればよいでしょうか?署名には「会社名・学校名・団体名」「自分の名前(よみがな)」「電話番号」「メールアドレス」「自分と関係するサイトのURL」などを入れれば良いと思います。

参考サイト

[仕事で使えるビジネスメール文例集 無料ですぐに使える! | BB-WAVE]
http://bb-wave.biglobe.ne.jp/ppt/mail.html
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