2010.05.25

あなたはちゃんと送れてる?上手に相手が読みやすいビジネスメールを書く方法

インターネットの普及にともない、仕事でもメールを使うことが多くなってきました。電話は相手の状況がわからないため、タイミングが悪い時にかけて迷惑をかけてしまうこともありますが、メールは相手の時間があるときに目を通してもらえるので、非常に便利です。しかしながらメールには、これといった決まりごとがありません。だからこそ送られた人がどのように感じるかを考えて作成することが大切なのです。

一目で内容がわかるようにする

人によっては、何十通のメールを毎日受信しています。メールボックスを開いたときに、送られたメールを必ず読むとは限りません。すぐ読むべきなのか、後でも大丈夫なのか判断ができるよう、件名で内容がわかるようにしましょう。

見やすさに配慮する

本当に重要なメールであれば、送られた人がプリントアウトをすることもあるでしょう。
しかしながらモニターの画面で内容を確認する場合がほとんどです。モニターの画面は見づらいので、レイアウトに配慮が必要でしょう。まず、「平素はお引き立ていただきありがとうございます」といった文頭の挨拶のあとは、一行空けましょう。

一目で結論がわかる

件名が「パソコンの入札の結果について」であれば、挨拶文に続けて一行か二行で契約を結ぶことになったのか、他社に決まったのかをすぐにわかるように書きましょう。結論を率直に書くことが大切です。

細かい点は読みやすく

付随する細かい点については、項目別に番号をつけるとわかりやすいでしょう。また、要件がいくつもある場合には、小見出しをつけるといった工夫が必要です。わかりやすいメールは伝達ミスを防ぐでしょう。

気配りの一言を

メールは便利な半面、味気ないものです。ビジネスの内容だけですと、機械的な感じがしてしまいます。そこで、最後はどんなことでもいいので、会社対会社というスタンスではなく、「私」が「あなた」に対して送っているのですよという一言を付け加えましょう。

「夏休みはリフレッシュして下さい」とか、「たまには、飲みに行きませんか」といった、ビジネスとは関係ない内容を失礼がないように一言添えると、送られた人は気分が良くなります。もちろんあなたへの印象も良くなるはずです。

最後に

気軽にやりとりができるメールですが、ばっちり証拠にもなります。口頭で契約をした場合など、後で言った、言わないというような問題が起きそうな場合には、メールで返事をもらうのもひとつの手です。また、逆に態度を保留していることは、メールを使わず口頭で伝えたほうがよさそうです。
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