2010.10.05

机が汚い人にデキる人なんているの?!デキるビジネスマンの書類整理の仕方

 日曜夕方の定番「サザエさん」のエンディングテーマを聞くと、ゆったりとした休日気分も消え失せ、「明日から仕事か」と重たい気分になってくる。ひどい人などは気分が悪くなったりすることもあるようです。こんな症状を「サザエさん症候群」と呼びますが、元気いっぱいのサザエさんにとっては迷惑なネーミングです。サザエさんを観て「よし、明日からがんばるぞ」と元気になる“できるビジネスマン”をめざす人こそ「サザエさん症候群」と呼びたいものですね。

 月曜日に会議を設定して通達や報告を行い、1週間のノルマや行動確認をする会社や部署が多くあります。指示書や報告書などが行き交い、月曜日が重い1日になるのも事実です。会議が終わると手元にはいくつもの書類が残って、その量にうんざりしてしまいますが、書類を分類してファイリングするのも大事な仕事。と、思いがちですが、ホントに書類は必要ですか?

ポイント1: 書類は捨てるもの

 すべての書類を分類して、整理、保存されているととても気持ちがいい。“できるビジネスマン”の姿のように思えてしまいます。しかし、よく考えてください。必要に迫られて、書類を読み返したことはどれだけありますか? 書類があって仕事がうまくいきましたか? どちらも実感できたことはほとんどないでしょう。つまり、書類整理は実にならない作業なのです。

 書類整理に時間を費やすのは、ビジネスにとってプラスになるどころか、ビジネスの時間を減らしてしまうマイナスにしかなりません。ですから、「書類は捨てるもの」と割り切ってしまうことが大事です。

ポイント2: 書類は重要度で3つに分類

 書類を分類するとき、普通は「部会」、「プロジェクト」、「報告書」などとカテゴリーで分けますが、このやり方を変えて重要度で分けます。重要度のひとつの指標は書類の有効期間です。

  • 重要度 高: 半年以上の有効期間がある書類
半期ごとの目標管理シートなどは、期の途中で目標や達成度合いを確認したり、前期との比較を行うなど有効期間が長い書類です。他に、進行中の事業の見積書、部署の事業計画書など。
  • 重要度 中: 有効期間が半年未満、1ヵ月以上
月次の業務実績書などは3ヵ月、あるいは半年ごとに集計されるので、半年以上の有効性はありません。取引先からの請求書の控えや、見送った提案書なども半年未満の有効性しかありません。
  • 重要度 低: 有効期間が1ヵ月未満
更新が頻繁な週報や、会議の補足資料、大多数を対象に配布される書類は1ヵ月以下の有効期間です。サマリーの付いた報告書などは、サマリーだけを一定期間残せばいいでしょう。

ポイント3: 保存か? 廃棄か? 決断が大事

 「重要度高」に該当する書類は基本的に保存します。保存は「事業計画」、「目標管理」などのように、カテゴリーで分けて、さらに、関連するカテゴリーは隣り合わせにすると検索も楽になります。

 次に「重要度低」です。これは多少の有効期間はあるものの、思い切って捨ててしまいましょう。配布された当日に捨てるのは気が引けるなら、翌日には必ず捨てるようにします。後日、必要になった場合には、隣の人か作成者に問い合わせれば済むことです。

 問題は「重要度中」の書類。有効期間も重要度も半端な書類です。この書類が机を乱雑にして、整理にも時間がかかります。
 有効期間は半年未満ですが、ひと月たったら内容も確認せずに捨ててしまいます。ここが勇気の見せ所で、“できる”“できない”の分かれ道です。この書類はやたらと多いのが特徴です。それほど重要でもないたくさんの書類を、整理、保存するにはそれなりの時間と労力がかかります。結局は見返すこともほとんどなく、無意味な整理に終わってしまいますから、勇気を出してひと月で捨てましょう。

ポイント4:やっかいな「重要度中」の整理法

 「重要度高」のようなカテゴリー分けやファイリングをしてはいけません。「重要度中」の書類の整理法は、整理などしないこと。引き出しにどんどん積み上げて、ひと月ごとに下から順に捨ててしまいます。整理の時間も、捨てる時間もほとんどかかりません。必要な書類があったら、パラパラとめくって探すと、数十秒もあれば見つかります。

ポイント5: 絶対保存してはいけない!

 注意点として、契約書の本紙を個人で保存することはないと思いますが、本紙のコピーを個人保存しがちです。これはとても危険です。契約書は厳秘扱いされる最重要書類ですから、盗難や漏洩が起これば会社の存続にも影響を及ぼします。もし、引き出しに契約書のコピーを保存しているなら、今すぐシュレッダーにかけて破棄しましょう。“できるビジネスマン”は絶対にしません。

 書類整理のムダな時間をなくすことで、よりビジネスの時間が有効的に使えます。“できるビジネスマン”は書類を捨てるのです。

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