2010.11.11

宴会部長の腕の見せ所!年末に向けて今から考えたい、年忘れ【忘年会】幹事のやり方

 忘年会はただの飲み会とは違い、参加者全員が1年の疲れを癒す大事な行事です。幹事として忘年会を成功させるためには、気遣いしかありません。気遣いのポイントをあげてみましたので、ご参考になさってください。忘年会のご成功をお祈りします。

店の選び方と予約

店を選ぶ際の気遣いは、個室になる店を探すことです。大広間の一角ではうるさくて、みんなで話しをして盛り上がることはできません。隣の人と話すのが精一杯です。少なくても三方は、壁やパテーションで仕切られている席を予約しましょう。

予約の際に人数が確定していなければ、少し多めの人数を店に伝えますが、注意すべきは4人以上減らない数で予約します。4人以上減るとテーブルが1卓空きますから、相席をお願いされたり、席を変更させられたりしますから人数のサバ読みはできるだけ少なくしましょう。
追加は断られる場合がありますので要注意。

会費は事前に集める

忘年会シーズンは宴会用のコースメニューと料金になります。お手軽なのは飲み放題がセットになっているコースです。飲み物による料金の変動がありませんから、事前に会費を通知して集金しましょう。

宴会が終わるときに集めると、お金が足りなかったり、お釣りがなかったりしてせっかくの宴会が台無しになってしまいます。

座席は幹事が指定する

外していけないのは、いちばんの上位者を真ん中に座っていただくこと。テーブルをはさんで向かい合う座席の場合は、奥の列の中間になります。円卓の場合も奥の真ん中です。

最上位者以外は相関図を鑑みて、仲の良くない同士がいきなり隣り合わないように幹事が座る場所を指定してあげます。幹事が指定しないとみんなが譲り合って、シラケてしまうので注意しましょう。

生ビールに注意

乾杯のときはやっぱり生ビールですね。でも、飲み放題には生ビールが入っていないことが多いのです。瓶ビールでの乾杯は味気ないと思うなら、生ビール1杯分の料金を上乗せして会費を設定します。

生ビールは乾杯のときだけ。そのあとは瓶ビールと、会が始まるときに伝えます。事前に仕切っておくと意外と文句は出ないものです。

乾杯の指名

乾杯の音頭は参加者の中の最上位者にお願いするのが無難です。開会の挨拶と乾杯の音頭を別の人にお願いするケースもありますが、部署内の忘年会なら最上位者1人で手短に済ませるのがいいでしょう。

アトラクションで盛り上げる

会話だけで2時間は持ちませんので、会の半ばにアトラクションを設定しましょう。部署内でのできごとや、プライベートな趣味などをリサーチして、面白おかしくクイズショーにします。「ここだけの話」のようなネタが見つかると大いに盛り上がります。

席替えで親睦増進

アトラクションで盛り上がると、気持も和んで会話がはずみますので、幹事の仕切りで席替えをしましょう。普段あまり交流がない人同士を近づけても、アトラクションのネタが共通の話題になり、打ち解けることができます。一体感が生まれて仕事にも好影響をもたらします。

忘年会の締め方

時間になったら、「宴もたけなわではございますが、そろそろお開きとさせていただきます」と終わりを告げます。

締めの挨拶と手締めをする方を指名します。

手締めに関しては別項、「宴会での手締めのやり方」をご参照ください。
最後は幹事が「1年間お疲れさまでした」と付け加えます。

会計報告

忘年会翌日の朝、メールで構いませんので会計報告をします。誰からいくら預かったのか、支出と残金はいくらなのかを参加者全員に報告します。

残金は細かく割って返すよりも、一旦預かって新年会などに回すのがいいでしょう。

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