2011.02.17

デキるビジネスマンになろう!FAXの送り方編

 意外と知らないFAXのマナー。仕事の効率を上げる為にも、知っておいて、損はありません。

送信票(表書き)の作成

 これが無いと、誰からいつ送られてきたのか、分からなくなる場合があります。送信票に必ず記すものは、以下の通りです。

 

・受信側の会社名、部署、個人名
・送信側の会社名、部署、個人名、電話番号、FAX番号
・送信票をいれた送信枚数
・日付

 

手書きでも構いませんが、パソコンで雛形を作成していると便利です。

複数枚送る場合

 用紙にナンバーをふってから、送ります。これがあると、抜け落ちたページがないか、先方も確認がしやすくなります。

原稿は明瞭な文字で

 細かい文字などFAXで送ると、読めなくなることがあります。この場合は、拡大コピーをしてから、FAX送信です。

 

新聞記事の文字サイズ以下だと、FAXでは読みにくくなります。

電話をかけてからFAXを送る

 先方にこれからFAXを送ると伝えてから、送信すると、すぐに見てもらえ、物事がスムーズに運びます。送り終わったら、今度はちゃんと届いているか確認の電話も入れましょう。

 

 時折、用紙が裏表になって、真っ白なFAXが届くことがあります。こういう事態になっていないか確かめる為にも、確認の電話は必要です。

留守番電話になっていたら

 送信票に、いつまでに返事が欲しいかを明記し、送信します。念の為、相手の携帯電話に電話をかけて、FAXを見てもらうように伝えます。

大量に送る場合は

 多くの枚数(10枚以上)送ると、先方は沢山のFAX用紙を消費することになります。ですから、必ず、一言、断りを入れてから、送信します。

 

断られたら、代替案を先方に求めても、失礼に当たりません。

FAXを受け取ったら

 枚数と内容を確認し、受け取りの電話を、送り主に入れます。先方からかかってきたら、確かめた旨を伝えます。この時、読み難い文字があったら、ちゃんと尋ねておきましょう。

重要文書はFAXでは送らない

 個人情報など、重要な文書はFAXで送ってはいけません。もし、FAX番号を間違えていたら、その情報が外部に漏れてしまいますし、社内でもそれを見ても良い人、都合の悪い人がいる場合があります。

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