2011.03.18

【ビジネス効率アップ】企業家のみなさん必見!従業員の勤怠を管理する新しい方法とは

企業や店舗などでは、社員やアルバイトなどさまざまな属性の人が勤務しています。こうした人たちは勤務時間や労働体系もバラバラ。9時~17時の勤務時間で働く正社員もいれば、18時から徹夜で翌朝まで働く3交代制のアルバイトもいるでしょう。

給与形態も、固定給や時間給などさまざまです。企業は個々で異なる労働条件や勤務体系を把握し、勤務時間を管理していかなければなりません。

 では企業は従業員の勤務体系をどう管理しているのか。一般的には紙のタイムカードを使って、出勤/退勤時に「ガッチャン」とタイムレコーダに打刻しているのではないでしょうか。

この場合、毎月末、会社の人事の人が勤務時間を算出し、残業代や有給休暇はなどを一人一人割り出しているのが現状です。数人程度の従業員なら、毎月のこうした作業もさほど負荷にはなりませんが、これが数百人、数千人の企業の場合、人事・経理の作業負荷は膨大になってしまいます。

そこで企業の中にはタイムカードの打刻結果を算出するのをアウトソーシングしているケースが少なくありません。

 もっと簡単に管理できないものか。そこで注目を集めているのが、紙のカードではなくシステムとして打刻時間をデジタル化するサービスです。


 

勤怠管理サービスとは?

打刻時間をシステム化する勤怠管理サービスとはどんなものなのでしょう?


出勤/退勤時間を打刻すると、その時間をシステムが自動で集約。月末の勤務時間や有給休暇の算出などが簡単に割り出せるようになります。一人一人の出勤時間や時給などの労働体系を事前に登録しておけば、打刻時間をもとに給与まで割り出せます。


例えば給与計算システムと連携し、勤怠システムの出勤/退勤時間を給与計算システムに送信できるようにして給与を割り出すといった運用を始めている企業もあります。


ここでは勤怠システムにはどんなものがあるのか。どんなことができるようになるのかを中心に、勤怠システム(サービス)のメリットなどについて紹介します。

ICカードを使って打刻も可能

これまで紙のタイムカードだったのが、勤怠システムではICカードなどを利用するようになります。事前に登録した個人情報を認識することで、従業員全員の出勤/退勤時間を把握します。


中にはおサイフケータイの機能を利用し、個人所有の携帯電話をカードリーダーにかざすことで打刻できるサービスも増えています。これならば、短期で働くアルバイトに対し、わざわざICカードを作成/発行する手間とコストを抑えられるというわけです。

不正な打刻を防止しよう

一方、アルバイトの中には、仲間の携帯電話を借りて他人が打刻してしまう「なりすまし」が問題となっています。遅刻したときに「出勤を打刻しておいて」などというケースはよく起こるそうです。

こうした問題に対し、指紋認証を使って打刻するものが登場しています。例えばエイ・アイ・エスの「ちゃっかり勤太くん」は指紋や静脈を使って本人を認証する仕組みを採用。本人以外の打刻を防止し、適正な勤務時間、給与の支払いを支援します。

勤務シフトを適正化

勤怠システムは従業員の勤務時間を管理する機能のほか、勤務シフト表を作成する機能を備えたものが多くあります。


アルバイトを多数抱える店舗などは、1カ月単位でだれがいつ勤務するのかをエクセルなどを使ってシフト表を作っているのが一般的です。店長はこうした作業を毎月行っているわけで、非常に手間です。事前にアルバイトに対していつ出勤できないかなどを聴き、それをシフト表に反映させなければなりません。


勤怠サービスにはこうした手間を解消できるものがあります。


例えばシステムに登録したアルバイトの携帯メールアドレスに対し、来月出社できない日にちを尋ねるメールを一斉送信できるものがあります。これで簡単に問い合わせ結果をシフト表作成に反映できるようになります。急にアルバイトが出勤できなくなった非常事態に対し、一斉メールで今空いている人を呼すといったことも可能です。

出勤する従業員の過不足を調整しよう

出勤している従業員の配分を可視化するサービスもあります。

 
従業員が不足している、多くいる場合を把握でき、不足時にはアルバイトを補充し、多くいる場合は残業させずに帰宅させるなどの対策が迅速に立てられます。従業員の配分を適正化し、賃金支払いの無駄を抑える効果も見込めます。

例えばスターティアの「IC CardTime MANAGER」は勤務時間をグラフで示し、繁忙時間帯の出勤状況や遅刻状況などを簡単に把握できるようにしています。Donutsの「ジョブカン」はシフト表上において、従業員が不足している場合、多く出勤している場合を色別に示し日々の稼働状況を簡単に把握可能です。

さいごに

このように勤怠システムは単に打刻を紙からデジタルに変えるだけではなく、さまざまな効果が見込めます。最近はシステムを導入せずに、システムを毎月“借りる”サービスとしての提供形態も増えています。これは「SaaS」などと呼び、システムのトレンドとして注目を集めています。月々の支払いだけでシステム導入費を抑えられます。利用を停止したければ簡単に止められるメリットもあります。


拠点や店舗を管理するみなさん、紙のタイムカードによる運用負荷から脱却し、勤務時間を適正化するためにも勤怠システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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