2010.02.09

R25は要チェック!失敗しない二次会の幹事のつとめ方

親友から、突然の結婚の報告。
いやぁ、めでたいと思っていたら、その親友から
「二次会の幹事任せたよ!」
の一言。

驚愕する幹事初体験のあなた。
でも大丈夫です!ここで紹介する、8つのSTEPを実行して、二次会を成功させましょう!!


STEP1:何をするかを決める(2ヶ月前まで)

幹事を頼まれたあなたが、やることは、まず何をしなければいけないのかを把握することです。

よく言われる5W2H(When,Who,Where,Why,What,How,How much)を押さえるところから始めましょう。
さすがに、Why(なぜ)、What(何を)は聞かなくても構いません。

When(いつ):二次会開催日(披露宴と同じ日が多い)
Who(誰が):幹事は他に誰がいるのか。手伝ってくれる人は他にいるのか。
Where(どこで):店は新郎新婦が決めるのか幹事が決めるのか
How(どのように):二次会で希望することや、やりたいことはあるのか。コンセプトなど。
How much(いくらで):予算はいくらまで使っていいのか。会費はどの程度を想定しているのか。(男性:七千円、女性:五千円程度)

ここで一番困るのは、「全部お任せ」とか言われると幹事としては困るものです。
いくら親友と言われても、新郎新婦が喜んで貰えなければ意味が無いので、出来る限り具体例を出して、どんな二次会にしたいのかイメージを聞き出しましょう。

STEP2:メンバーを揃えよう(2ヶ月前まで)

STEP1で、他に手伝ってくれる人がいないかを聞いていますが、大体そう聞くと「逆に何人くらいに声かければよいの?」と聞き返されてしまうことがあります。
そう聞かれてもわからないという方もいると思うので、二次会を開催するために必須のメンバーを書いておきましょう。
 幹事(2人)・・・二次会の最高責任者。新郎側、新婦側から最低一人ずつは欲しい。
 受付(2人)・・・参加者を案内したり、会費を集金したりする絶対必要な役割。気が利く女の子二名は配置したい。
 司会(1人)・・・度胸があり、喋りが出来る人
 音響(1人)・・・二次会で音楽を多用するのであれば必須。但し、店の人が変わりにやってくれる場合が多いです。

幹事が司会や受付を兼ねる場合も多々あります。
新郎新婦に相談して、上記の体制作りを行いましょう。

STEP3:店を決めよう(1ヶ月前まで)

幹事二名で、新郎新婦の意見を聞きながら店を決めましょう。
勿論、新郎新婦が決めてくれる場合は不要です。
店を決める場合のポイントは、大体以下の6点です。
 ・場所(披露宴会場や駅からの近さ)
 ・予算
 ・立食か着席か
 ・音響、照明設備、プロジェクターの使用
 ・料理
 ・雰囲気

今時、インターネットで検索できちゃうので、参考にしましょう。
 ゼクシィ(http://zexy.net/cate/box2ji/index.html)
 ぐるなび(http://party-wedding.gnavi.co.jp/)
そして、いざ店に連絡して、予約が出来るかを確認します。
余裕があれば、予約する前に前もって行ってみた方が良いでしょう。
友達や彼女(彼氏)と。または、幹事二人でデート感覚で行くのも良いかもしれません。(案外、恋のきっかけになることも)
また、店を予約した後は、お店の方とは、メールや電話で不明な点はどんどん質問しておきましょう。

STEP4:招待状を出そう(1ヶ月前まで)

1ヶ月前になると、参加者に招待状を出さなければなりません。
参加者のリストは新郎新婦から頂いて、招待状を出しましょう。
一般的には、往復はがきで出しますが、今時は、メールアドレスを貰ってメールで出してしまうというのもあります。
どちらにしても、招待状に書く内容は
 ・参加/不参加の確認
 ・参加者の名前
 ・幹事の連絡先
 ・二次会の日時
 ・店の地図
 ・会費の値段
 ・二人へのメッセージ
 ・締め切り日(二次会の二週間前が目処)
ただ、普通に招待状を作ってもつまらないので、招待状に簡単なアンケートを載せて、二次会で発表すると労せず二次会の余興が増えたりするので、考えておきましょう。

STEP5:余興を決めよう(2週間前まで)

さて、ここかからが二次会の幹事の腕の見せ所です。
二次会でどんな余興をするかを考えましょう。

一般的には、
 ・キャンドルサービス
 ・ケーキ入刀、ファーストバイト
 ・乾杯の挨拶
 ・友人による余興
 ・ビンゴなどの景品が当たる余興
 ・新郎新婦の親から貰った手紙の朗読など、サプライズな余興
 ・新郎新婦からの閉めの言葉

などを二次会の内容にあわせて考えましょう。

STEP6:アイテムを買おう(1週間前まで)

余興により、必要なアイテムを買いましょう。
キャンドルサービスなどのロウソクも自分達で調達することでコストを下げることができます。また、景品が出る余興をやる際には、最低でも1等~5等あたりまで景品を考えましょう。予算が無い場合は、新郎新婦の私物などを提供してもらうように相談しましょう。
二次会の景品を買うのは、ドンキ・ホーテ、東急ハンズ、ロフト、100円ショップなどをというところ活用しましょう。

STEP7:お店と打ち合わせしよう(前日まで)

綿密な計画を立てても、いざ二次会の会場がイメージと異なっており、余興が出来なくなることはよくある話です。前日までに実際にお店に行って、店の方と余興やスケジュールの内容を話し合いましょう。
そのためには、スケジュール表はエクセルか何かで作成しておきましょう。これがあると無いとで店の方も二次会の内容を正確に把握できますし、色々とアドバイスしてくれます。

STEP8:いざ本番へ

ここまでやれば後は本番を迎えるだけです。
当日は、司会者や受付の方と一緒に開演30分前までには店に入って、簡単な打ち合わせとリハーサルを行いましょう。


ここまで出来れば、あなたも名幹事として、新郎新婦から感謝されるに違いありません!

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