2010.09.05

会議で新入社員がまず最初に任される?!上司に喜ばれる 「議事録」の書き方

自分がたまたま議事録を書く機会があり、色々調べてみたので、なるべくわかりやすくここにまとめておきます。

会社によっては議事録の書き方にフォーマットがあるかもしれません。まずは上司に聞いてみましょう。


心構え

議事録を書くよう指示されるということは、「今はまだ会議で意見する程ではないけれど、将来は主体となって参加してほしい。そのために、先輩らがどのように会議を行っているか見学させるつもりで議事録担当とする」という意味合いもあるとかないとか。

そういった期待に答えるべく、上司を「おっ、わかってるな」と思わせる議事録を書けるようにしたいものです。

メモをとりまくる

議事録作成の前提です。とにかく、言葉と言葉がバラバラになっててもいいので、会議中のあらゆる発言とその発言者をメモします。

メモはノートにとるよりも、B4くらいの線ナシ白紙1枚にとることをおススメします。ノートはページをめくらなくてはならないですが、1枚の用紙ですと、パッと見て一望することができるからです。

では、メモをとる内容は?それを以下から紹介します。

必要なことを抜け目なく【基本情報】

  • 会議の名称(または議題)例:営業管理システム機能追加に関する打ち合わせ
  • 開始日時~終了日時  例:2010年5月6日14:00~16:00
  • 開催場所  例:5F会議室
  • 参加者  例:営業部 山田部長、鈴木課長、……、池田(自分の名前)
  • 資料  例:システム概要マニュアル、企画書
「何・いつ・どこで・誰が・資料は」なので、「4W+資料」と覚えたら良いかもしれません。会議が始まる前に書けることは書いておくと、後で時間短縮に繋がります。

肝心なことを簡潔に【決定事項】

「最終的に決まったこと」をわかりやすくするために、(できれば箇条書きで)簡潔に書きます。ここが一番見られる大事な部分です。その際下記のことがしっかり書けているか確認しましょう。

  • 「決まったこと」は何か
  • 「決まったこと」を行うための、日時・場所・担当者・手段が書かれているか
  • 具体的な数字が書かれているか
  • 誰の提案で、誰が決定としたのか(※これは、後で「誰が言ったか」「言ってないか」とトラブルになることを防ぐためです)
  • 会議の時系列に沿って記載しているか(だいたいの場合時系列で書くのが無難だそう)

決定していない事項も【保留事項】

 会議中、話題には上ったものの、「まぁそれはあとでいいや…ところで」なんて言って宙に浮いたままとなったこともメモしておきましょう。それを「保留事項・対応」として、これも箇条書きで簡潔に書き出すのです。

例:

  • 売上目標達成のために、ターゲットを○○層・○○層にするのか検討すべきである
  • ターゲット検討のため、調査が必要である

次回会議日程

これも、【基本情報】で挙げたのと同じように4Wで書きます。

まとめ

 上記のことを、このような順序で書いていけば、議事録として成り立つと思います。
必要と思われることを会議開始前から想定しておき、頭の中でシュミレーションしておくと良いかもしれません。上司に感心してもらえる議事録が書けるよう、頑張りましょう!

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